Afdelingssecretaresse Bestuursondersteuning

Jij zorgt voor overzicht en structuur in het hart van het bestuur en de organisatie. In een dynamische omgeving organiseer jij wat nodig is om collega’s goed te laten samenwerken.

Dit maak jij waar
Je zorgt dat processen binnen de afdeling zorgvuldig en transparant verlopen. Zo beheer en publiceer je het bestuursregister en zorg je dat de kosten van collegeleden correct worden geregistreerd. Ook houd je de financiële administratie van de afdeling op orde door inkooporders en facturen in Unit4 te verwerken.

Daarnaast organiseer je de jaarlijkse inspiratiedag van idee tot uitvoering, met jouw ideeën en organisatietalent geef je deze dag vorm. Je bereidt afdelingsoverleggen en MT-overleggen voor en bewaakt de acties die daaruit voortkomen. Daarbij schakel je met collega’s uit verschillende teams, zodat plannen en afspraken op het juiste moment samenkomen.

De hoogtepunten van jouw verhaal

• Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, stemt wekelijks prioriteiten en binnengekomen stukken af en zorgt dat afspraken en overleggen goed op elkaar aansluiten.
• Je organiseert en ondersteunt afdelingsoverleggen en MT-overleggen, bereidt deze voor, notuleert waar nodig en bewaakt dat acties worden opgevolgd.
• Je schakelt met collega’s uit verschillende teams binnen de organisatie en zorgt dat informatie, planning en stukken op het juiste moment bij elkaar komen.
• Je organiseert de jaarlijkse inspiratiedag van idee tot uitvoering en ondersteunt bij bijeenkomsten, trainingen bestuurlijk adviseren en events van het team Strategie.
• Je zorgt dat de financiële en administratieve processen van de afdeling soepel verlopen. Je verwerkt inkooporders en facturen in Unit4, bent key user voor dit systeem en bewaakt stukkenstromen in Djuma.

Dit krijg je ervoor terug
Op de eerste plaats: een goed gevoel! Jouw werk doet ertoe voor meer dan 160.000 inwoners. Bovendien krijg je de ruimte om beter te worden in je vak, door te groeien of eens iets totaal anders te proberen. Wat jouw persoonlijke ambitie ook is. En je kunt rekenen op nog meer goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Gemeenten:

• Salaris tussen € 2.564,- en € 3.696,- bruto per maand, op basis van 36 uur per week.
• 28 vakantiedagen als je fulltime werkt. Je kunt ook meer uren per week werken om extra verlof op te sparen.
• Contract voor een jaar. Zijn we daarna nog steeds blij met elkaar? Dan krijg je een vast contract.
• Persoonlijk budget van 17,05% van je salaris dat je kunt inzetten zoals jij wilt. Dit is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof.
• Reiskostenvergoeding van 100% als je met het ov reist.
• Deelname aan het ABP-keuzepensioenfonds.
• Mogelijkheden om hybride te werken.

Hier zet je de kroon op het werk
Je werkt binnen de afdeling Bestuursondersteuning, die direct onder de gemeentesecretaris valt. De afdeling bestaat uit 47 collega’s, zoals bestuursadviseurs, juristen, medewerkers kabinetszaken, bodes en bestuurssecretaresses. De sfeer is gemoedelijk en collegiaal. Collega’s staan voor elkaar klaar, maken graag een grap en geven elkaar energie. Jij hebt een zelfstandige rol, maar werkt veel samen met het team Bestuurssecretariaat en het team Juridische Ondersteuning. We zijn trots op hoe we als afdeling samenwerken en op momenten zoals de jaarlijkse inspiratiedag, waar collega’s elkaar inspireren en talenten zichtbaar worden.

Dit tovert een glimlach op het gezicht van jouw collega Neeltje
“Je krijgt hier veel ruimte om het werk te doen op een manier die bij jou en jouw talenten past”

Daarom kies je voor gemeente 's-Hertogenbosch

Toonaangevende projecten
Wist je dat veel andere gemeenten zich door ons laten inspireren? Je krijgt hier alle kansen om mee te denken en te vernieuwen.

Klein én groot genoeg
Je werkt in een gemeente die klein genoeg is om met collega’s nieuwe plannen te bedenken en groot genoeg is om ze ook uit te voeren.

De stad
Want zeg nu zelf, of je hier nu woont of niet, wie wordt er niet betoverd door onze binnenstad vol historie?

Midden in de samenleving
Je werkt voor onze hoofdrolspelers: onze inwoners. Dat doe je samen met collega’s en partners.

Vrijheid
Bij ons beslis je veel zelf. Vrije tijd, werktijden en thuiswerken waar het kan: we geven je het vertrouwen en jij maakt het waar.

Zo schrijf je jouw succesverhaal
Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Dat is belangrijk, omdat je werkt met gevoelige informatie, financiële administratie en het bestuursregister. Je voelt aan wat nodig is en communiceert helder en tactvol met collega’s binnen en buiten de afdeling. Met jouw enthousiasme en mensgerichte houding draag je bij aan een positieve sfeer en help je de afdeling verbonden te houden. Verder heb je:

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur richting directiesecretaresse of managementassistent.
• Ervaring in een secretariële of ondersteunende functie.
• Je maakt digitale systemen zoals Unit4 en Djuma snel eigen.

Ervaar de magie zelf
Maak jij de gemeente ’s-Hertogenbosch nóg beter? Reageer uiterlijk vóór 10 april 2026 via de sollicitatiebutton. We kijken uit naar je sollicitatie!

Na je sollicitatie beoordelen wij je brief en CV. Bij een positieve beoordeling zal aansluitend een afspraak met je worden ingepland.

Let op! Informatie over jouw sollicitatie kan in je spam terechtkomen. We willen je daarom vragen deze mailbox goed in de gaten te houden.

Zo start jouw avontuur
Onze sollicitatieprocedure in 6 stappen

• Je reageert op deze vacature. Laat je droom uitkomen! Zet de eerste stap naar een baan bij de gemeente ’s-Hertogenbosch door op deze vacature te reageren.
• Je krijgt een bevestiging van je sollicitatie. Na de sluitingsdatum van de vacature hoor je meer van ons.
• Je komt bij ons langs. In een eerste gesprek leren we elkaar beter kennen.
• Je hebt een tweede gesprek. We bespreken onze ambities en natuurlijk die van jou.
• Je krijgt een aanbod. In een laatste gesprek nemen we de arbeidsvoorwaarden door.
• Maak het waar! We zorgen dat je je snel thuis voelt bij onze gemeente.